Echte projecten. Concrete resultaten.

De uitdaging

Voor de payrollverwerking van meer dan 3.000 medewerkers van Jumbo werden iedere maand grote hoeveelheden gegevens handmatig verwerkt.

Exportbestanden werden in Excel gecombineerd en vervolgens met lange formules bewerkt. Het volledige proces kostte ongeveer 10 werkdagen per maand.

Dat betekende niet alleen veel tijd, maar ook een grote afhankelijkheid van handmatige handelingen.

De oplossing

Data Vista heeft eerst alle terugkerende werkzaamheden stap voor stap geïnventariseerd. Vervolgens is het proces volledig geautomatiseerd met Excel Power Query.

De vaste exports worden nu automatisch verwerkt en samengebracht in één proces. Waar medewerkers voorheen dagen bezig waren met dezelfde handelingen, is er nu één gestroomlijnde verwerking.

Het resultaat

• 10 werkdagen → circa 30 minuten
• ± 10 werkdagen per maand bespaard
• circa 99% foutloze verwerking

De medewerkers kunnen de vrijgekomen capaciteit gebruiken voor andere werkzaamheden met meer toegevoegde waarde.

Wat vooral goed werkte

Het volledige proces kon binnen Excel en Power Query worden opgelost. Daardoor bleef de oplossing dicht bij de bestaande werkwijze van de organisatie, maar werd het repetitieve handwerk vrijwel volledig weggehaald.

De uitdaging

Bij Machine Metaal Industrie werd de productieplanning volledig in Excel bijgehouden. Dat maakte het lastig om de beschikbare machinecapaciteit optimaal te benutten. Wanneer een nieuwe order binnenkwam, moest de planning handmatig worden aangepast.

Het management miste daarnaast actueel inzicht in de productie en prestaties. Planning, verkoop en finance werkten elk vanuit hun eigen spreadsheet: drie afdelingen, drie waarheden, en veel tijd kwijt aan het rijmen van de cijfers.

De oplossing

Data Vista heeft de planning gekoppeld aan het ERP-systeem. Nieuwe orders worden hierdoor automatisch verwerkt in de planning.

Ook is de planning gekoppeld aan het Fastems-systeem, zodat de beschikbare productiecapaciteit beter kan worden benut. Daarnaast is een gecombineerd plannings-, verkoop- en financieel dashboard in Power BI gebouwd: één omgeving waarin de afdelingen en het management naar dezelfde actuele cijfers kijken.

Het team is vervolgens getraind om zelfstandig met de oplossing te werken.

Het resultaat

• Reageren op klantwijzigingen: 1 week → 1 dag

Van een week naar 1 dag: zo snel kan MMI nu reageren op wijzigingen van klanten, met een merkbaar hogere leverbetrouwbaarheid tot gevolg. De discussie over wiens cijfers kloppen is verdwenen, er is nog maar één versie van de waarheid.

• minder handmatig planwerk;
• actuele planning;
• betere machinebenutting;
• betere aansluiting tussen ERP en productie;
• beter inzicht voor het management;
• medewerkers kunnen zelfstandig met de oplossing werken.

De uitdaging

Binnen een administratiekantoor worden grote hoeveelheden gegevens verwerkt. Een deel van die informatie stond verspreid over verschillende bestanden en processen. Dit zorgde voor terugkerend handwerk en beperkte het overzicht.

De oplossing

Data Vista heeft een centraal dashboard ontwikkeld en verschillende terugkerende processen geautomatiseerd. Daardoor worden gegevens slimmer verwerkt en is de belangrijkste informatie centraal beschikbaar.

Het resultaat

• minder handmatige verwerking;
• sneller inzicht;
• betere rapportage;
• meer tijd voor werkzaamheden met hogere toegevoegde waarde.

De kern

Niet méér systemen, maar beter gebruikmaken van de informatie die al beschikbaar is.