Zes AI-agents die wij al bouwden

Situatie

Een payrollorganisatie verwerkt maandelijks de mutaties van zo'n 3.000 medewerkers: nieuwe medewerkers, uitdienstmeldingen, salariswijzigingen, contractverlengingen, verlof, urenregistraties, toeslagen en cao-wijzigingen. Acht medewerkers controleerden dit handmatig; verwerking duurde gemiddeld tien werkdagen per maand.

Aanpak

Een AI-agent leest automatisch alle binnenkomende documenten en bronnen (Excel, PDF's, e-mail, HR-systeem, urenregistratie, salarissoftware), vergelijkt mutaties met bestaande gegevens, signaleert afwijkingen, vraagt zelf om ontbrekende informatie en verwerkt goedgekeurde mutaties rechtstreeks in het salarissysteem — met een volledige auditlog per wijziging.

Resultaat

Van acht medewerkers naar één eindcontrole, van tien werkdagen naar ongeveer dertig minuten verwerking, vrijwel foutloos en met een volledige audittrail. Het team richt zich nu op uitzonderingen in plaats van administratie.

Situatie

Een bedrijf ontving dagelijks tientallen vragen over producten, handleidingen, garanties en storingen — grotendeels dezelfde vragen, met oplopende wachttijden tot gevolg.

Aanpak

Alle bedrijfskennis (handleidingen, productspecificaties, SharePoint, kennisbank, procedures, FAQ's) is veilig samengebracht. De chatbot beantwoordt daarmee betrouwbare vragen 24/7 via website, klantportaal, Teams en WhatsApp. Kan de bot een vraag niet beantwoorden, dan wordt automatisch een ticket aangemaakt inclusief de volledige gespreksgeschiedenis.

Resultaat

24/7 beschikbaar, minder druk op de helpdesk, kortere wachttijden en consistente antwoorden. Medewerkers behandelen alleen nog de complexe vragen.

Situatie

Klanten namen contact op via telefoon, e-mail, chat, website en WhatsApp. De informatie stond verspreid over verschillende systemen, waardoor medewerkers eerst moesten uitzoeken wat er eerder was besproken.

Aanpak

Alle communicatie wordt automatisch verzameld. Telefoongesprekken worden opgenomen, getranscribeerd, samengevat, gecategoriseerd en gekoppeld aan de juiste klant; e-mails en chats worden automatisch meegekoppeld. AI bepaalt onderwerp, urgentie, sentiment, prioriteit en verantwoordelijke afdeling, zodat er van elke klant één compleet profiel ontstaat.

Resultaat

Geen dubbele vragen meer, sneller ticketbeheer, volledig klantoverzicht, minder administratief werk en een hogere klanttevredenheid.

Situatie

Een inkoopafdeling ontving dagelijks honderden orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Prijzen, aantallen, levertijden en ordernummers werden stuk voor stuk handmatig gecontroleerd.

Aanpak

AI leest orderbevestigingen, PDF-facturen, e-mails en ERP-gegevens automatisch uit en vergelijkt bestelling, orderbevestiging, ontvangst en factuur met elkaar. Afwijkingen worden automatisch gemarkeerd; correcte facturen worden direct goedgekeurd.

Resultaat

Minder administratieve verwerking, minder fouten, snellere betaling en volledig inzicht in afwijkingen — veel minder handmatig controlewerk.

Situatie

Verkopers besteedden veel tijd aan CRM bijwerken, offertes schrijven, gespreksverslagen maken en opvolgmails versturen — tijd die niet naar acquisitie kon gaan.

Aanpak

AI luistert mee tijdens gesprekken en maakt daarna automatisch een samenvatting, actiepunten, CRM-update, vervolgtaken en een concept-opvolgmail, inclusief een voorstel voor de volgende afspraak. Daarnaast analyseert AI de verkoopkansen en adviseert welke leads de hoogste kans op succes hebben.

Resultaat

Meer tijd voor verkoop, een altijd actueel CRM, betere opvolging, hogere conversie en minder administratie.

Situatie

Een productiebedrijf plande dagelijks machines en medewerkers handmatig. Bij storingen of spoedorders moest de volledige planning opnieuw worden gemaakt.

Aanpak

AI krijgt inzicht in machinecapaciteit, bezetting, levertijden, voorraad, onderhoud en orderprioriteiten. Bij wijzigingen berekent het direct een nieuwe optimale planning, en voorspelt het bovendien leverproblemen, capaciteitsproblemen en verwachte vertragingen.

Resultaat

Hogere machinebezetting, minder stilstand, snellere levertijden, betere planning en minder stress op de werkvloer.