Data Vista

AI-automatisering · Orderverwerking

Orderverwerking automatiseren met AI

Bestellingen die binnenkomen per e-mail, PDF of Excel worden vaak nog met de hand overgetikt in het ERP. Een AI-agent leest elke order uit, koppelt klant en artikelen aan uw stamgegevens en zet de order als concept klaar in uw systeem. Uw team controleert alleen nog de uitzonderingen.

Door Data Vista, data- en AI-specialisten uit Rotterdam · Bijgewerkt oktober 2026

Plan de gratis AI-procesScanWat kost het?Doe de AI-check (5 min)

30 minuten · gratis · eerste automatisering binnen 5 werkdagen live · vanaf €1.500

Zo werkt AI-orderverwerking

01

Order komt binnen

Per e-mail, als PDF-bijlage of als Excel-bestand, in het formaat dat uw klant toevallig gebruikt.

02

Uitlezen en herkennen

De AI-agent haalt klant, artikelen, aantallen, prijzen en leverdatum uit de order, ook als elke klant een ander format stuurt.

03

Controleren tegen uw gegevens

Klanten en artikelcodes worden gekoppeld aan uw stamgegevens in het ERP. Wat niet klopt, wordt gemarkeerd.

04

Concept-order klaar

Correcte orders staan als concept klaar in uw systeem. Afwijkingen gaan naar een medewerker, die met één blik ziet wat er speelt.

Vergelijkbare AI-agent die wij bouwden

Aan de inkoopkant bouwden we al een AI-agent die orderbevestigingen, pakbonnen en facturen uitleest en controleert. Orderverwerking aan de verkoopkant werkt met dezelfde bouwstenen.

Inkoop-agent

minder fouten, sneller betaald

Situatie

Een inkoopafdeling ontving dagelijks honderden orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Prijzen, aantallen, levertijden en ordernummers werden stuk voor stuk handmatig gecontroleerd.

Aanpak

AI leest orderbevestigingen, PDF-facturen, e-mails en ERP-gegevens automatisch uit en vergelijkt bestelling, orderbevestiging, ontvangst en factuur met elkaar. Afwijkingen worden automatisch gemarkeerd; correcte facturen worden direct goedgekeurd.

Resultaat

Minder administratieve verwerking, minder fouten, snellere betaling en volledig inzicht in afwijkingen.

Alle AI-agents die wij bouwden staan bij AI-agents.

Veelgestelde vragen

Wat kost het om orderverwerking te automatiseren met AI?

Een eerste, afgebakende automatisering begint vanaf €1.500. In de gratis AI-procesScan van 30 minuten bekijken we uw orderstroom en krijgt u een vaste prijs. Na oplevering loopt een onderhoudsabonnement van €250 per maand. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Hoe snel staat het live?

Een eerste automatisering staat binnen 5 werkdagen live, gerekend vanaf uw akkoord op het voorstel. Grotere trajecten met meerdere orderstromen of systemen duren 2 tot 6 weken.

Met welke systemen werkt het?

Onder meer AFAS, Exact, Microsoft Dynamics, SAP, Odoo, SnelStart, Twinfield, productie-ERP zoals Epicor, MKG en De Ridder, Outlook en Excel. Staat uw systeem er niet tussen? Vraag ernaar in de scan.

Wat gebeurt er met een order die niet klopt?

Die gaat niet automatisch door. De AI-agent markeert de afwijking, bijvoorbeeld een onbekend artikelnummer of een afwijkende prijs, en legt de order voor aan een medewerker.

Verder lezen

Gratis AI-check · 2 minuten

Waar levert AI in uw bedrijf het meeste op?

Beantwoord 8 korte vragen en ontvang direct uw AI-score, uw fase en het proces waarmee u het beste kunt beginnen.

Start de gratis AI-check →

Afspraak

Plan uw gratis AI-procesScan voor orderverwerking

Vertel wat uw team elke week aan tijd kwijt is. U krijgt één concreet proces mee, met de verwachte tijdwinst en een vaste prijs. De eerste automatisering staat daarna binnen 5 werkdagen live.

Liever direct contact?+31 6 16 460 118info@data-vista.nl