Power BI in één zin
Power BI is de business intelligence-software van Microsoft waarmee u gegevens uit uw systemen koppelt, combineert en omzet in interactieve rapporten en dashboards die zichzelf bijwerken. In plaats van elke maand exports uit uw ERP, boekhouding en Excel samen te voegen, ziet u de actuele stand van zaken op één scherm en klikt u door van totaal naar detail.
Waar bestaat Power BI uit?
Power BI is geen los programma, maar een set onderdelen die samenwerken:
- Power BI Desktop: het gratis Windows-programma waarin rapporten worden gebouwd. Hier koppelt u databronnen, maakt u het datamodel en ontwerpt u de visuals.
- Power BI-service: de online omgeving (app.powerbi.com) waar rapporten worden gepubliceerd, gedeeld en automatisch ververst. Hier kijken de meeste gebruikers.
- Power BI Mobile: apps voor telefoon en tablet, zodat u dashboards onderweg of op de werkvloer kunt bekijken.
- Power Query: het onderdeel waarmee data wordt opgehaald en opgeschoond, bijvoorbeeld kolommen samenvoegen of fouten eruit filteren.
- DAX: de formuletaal waarmee berekeningen zoals marge, omzet ten opzichte van vorig jaar of voortschrijdende gemiddelden worden vastgelegd.
Meer over het verschil tussen bouwen en bekijken leest u in Power BI Desktop of Power BI Service.
Hoe werkt Power BI?
Een Power BI-rapport ontstaat in vier stappen:
- Koppelen: Power BI haalt gegevens op uit uw bronnen, zoals AFAS, Exact Online, Microsoft Dynamics, een CRM, SharePoint of Excel.
- Modelleren: de gegevens worden in een datamodel aan elkaar gekoppeld, met vaste definities voor begrippen als omzet en marge.
- Visualiseren: in rapporten en dashboards maakt u grafieken, tabellen en KPI-kaarten, met filters en doorklikmogelijkheden.
- Delen en verversen: het rapport wordt gepubliceerd in de Power BI-service en ververst automatisch op vaste momenten, zodat iedereen dezelfde actuele cijfers ziet.
Wat kost Power BI?
Power BI Desktop is gratis. Voor het delen van rapporten in uw organisatie zijn doorgaans licenties per gebruiker nodig. De meest gebruikte zijn Power BI Pro en Power BI Premium Per User; voor grotere organisaties bestaat er capaciteit via Microsoft Fabric. Microsoft past de prijzen periodiek aan, dus kijk voor de actuele bedragen op de site van Microsoft. Welke licentie bij uw situatie past, leest u in Power BI Pro of Premium: wat heeft u nodig?
Naast licenties zijn er de kosten voor het bouwen van het rapport zelf. Bij Data Vista begint een standaard dashboard vanaf €1.000 en een maatwerk dashboard vanaf €3.000, exclusief btw. Zie ook wat een Power BI dashboard kost en oplevert.
Power BI vs. Excel
Excel is uitstekend voor berekeningen en analyses van één persoon. Zodra dezelfde rapportage elke week of maand opnieuw moet worden gemaakt, met data uit meerdere systemen, loopt Excel tegen grenzen aan: handwerk, versies die door elkaar lopen en formules die niemand meer durft aan te passen. Power BI lost precies dat deel op: de data komt automatisch binnen, berekeningen staan op één plek vast en iedereen kijkt naar dezelfde versie. Herkent u dat? Lees dan 5 signalen dat Excel niet meer volstaat.
Voorbeelden: waarvoor gebruiken bedrijven Power BI?
- Financieel dashboard: omzet, marge, cashflow en debiteuren naast de begroting.
- Sales dashboard: orderintake, pipeline en conversie per verkoper.
- Management dashboard: de stuurgetallen van het hele bedrijf op één scherm.
- HR dashboard: verzuim, verloop en bezetting per afdeling.
- Productie en logistiek: OEE, doorlooptijd en leverbetrouwbaarheid, zie OEE meten in Power BI.
Voor wie is Power BI geschikt?
Power BI is interessant voor elk bedrijf dat regelmatig cijfers uit verschillende systemen bij elkaar zoekt. In het MKB zien we het vooral vanaf ongeveer twintig medewerkers, op het moment dat er meerdere afdelingen zijn die elk hun eigen spreadsheets bijhouden. Omdat Power BI onderdeel is van het Microsoft-platform, sluit het goed aan bij bedrijven die al met Microsoft 365 werken.
Zelf leren of laten bouwen?
Werken met een dashboard leert iedereen snel. Het bouwen van een betrouwbaar datamodel, de koppelingen en de berekeningen vraagt meer ervaring: daar ontstaan de meeste fouten, en een dashboard waarvan de cijfers niet kloppen, wordt niet gebruikt. Veel bedrijven laten daarom de basis bouwen en trainen daarna hun eigen team. Data Vista werkt sinds 2013 met Power BI en doet beide: we bouwen Power BI dashboards en geven incompany Power BI-trainingen.
Veelgestelde vragen
Wat is Power BI in het kort?
Power BI is de business intelligence-software van Microsoft. U koppelt er uw bedrijfsdata mee, zoals uw ERP, boekhouding, CRM en Excel, en maakt er interactieve rapporten en dashboards van die zichzelf bijwerken.
Is Power BI gratis?
Power BI Desktop, het programma waarin u rapporten bouwt, is gratis. Om rapporten met collega's te delen via de Power BI-service heeft u in de regel een betaalde licentie nodig, zoals Power BI Pro of Premium Per User.
Wat is het verschil tussen Power BI en Excel?
In Excel bouwt u een overzicht meestal handmatig en per keer opnieuw. Power BI haalt de data automatisch uit uw systemen, kan veel grotere hoeveelheden aan, legt berekeningen één keer vast in een datamodel en laat gebruikers doorklikken van totaal naar detail.
Waarvoor gebruiken bedrijven Power BI?
Voor financiële rapportages, sales- en managementdashboards, productie- en voorraadoverzichten en HR-cijfers: overal waar dezelfde cijfers regelmatig uit verschillende systemen bij elkaar moeten worden gezocht.
Moet ik Power BI zelf leren of laten bouwen?
Dat hangt af van uw team. Gebruikers leren snel werken met een dashboard. Het bouwen van een betrouwbaar datamodel en de koppelingen vraagt meer ervaring. Veel bedrijven laten de basis bouwen en trainen daarna hun eigen team.