Een incompany training wordt gegeven met uw eigen dashboard of automatisering als lesmateriaal. Dat is precies wat hem waardevoller maakt dan een open cursus met oefenbestanden — maar het betekent ook dat de dag afhangt van wat er bij u klaarstaat. Staan de laptops niet klaar, heeft niemand toegang tot de juiste werkruimte of weet het team niet waarom het er zit, dan gaat het eerste uur verloren aan dingen die met een paar mails vooraf geregeld waren. Deze zes punten voorkomen dat.
1. Bepaal wat het team na de dag moet kunnen
“Beter worden in Power BI” of “iets met AI leren” is geen doel waar een trainingsdag op af te stemmen is. Formuleer per groep één of twee concrete uitkomsten, bijvoorbeeld:
- Power BI basis:“de afdelingsleiders filteren zelf het weekoverzicht op hun eigen team en kunnen een afwijking uitleggen in het werkoverleg.”
- Power BI gevorderd:“de controller kan zelf een nieuwe KPI toevoegen aan het bestaande datamodel, zonder de bouwer te bellen.”
- AI basis:“het klantenserviceteam weet welke taken het wél en níét aan een AI-tool mag geven, en gebruikt het dagelijks voor conceptantwoorden.”
- AI gevorderd:“twee medewerkers van inkoop hebben aan het eind van de dag een eerste eigen automatisering opgezet voor een terugkerende taak.”
Twijfelt u welk niveau past? Zie Power BI basis of gevorderd en AI-training basis of gevorderd.
2. Verzamel de echte vragen van deelnemers
De meest bruikbare voorbereiding kost een deelnemer vijf minuten: vraag iedereen een week vooraf op te schrijven waar hij of zij nu tegenaan loopt. “Ik weet niet waarom de omzet in het dashboard afwijkt van de boekhouding.” “Ik plak elke maandag dezelfde gegevens uit drie mails in één overzicht.” Zulke vragen maken van een generiek programma een dag over uw eigen praktijk — en ze laten meteen zien welke onderwerpen meer tijd verdienen en welke overgeslagen kunnen worden.
3. Regel toegang en software vóór de dag zelf
Dit is het punt waarop trainingsdagen in de praktijk het vaakst vertraging oplopen. Loop vooraf na:
- Laptops: elke deelnemer een eigen laptop, opgeladen en met netwerktoegang op de trainingslocatie.
- Power BI Desktop(alleen voor wie zelf gaat bouwen, dus vooral bij gevorderd): geïnstalleerd en bijgewerkt. Power BI Desktop draait op Windows; wie op een Mac werkt, heeft een alternatief nodig. Wie alleen dashboards bekijkt en filtert, werkt in de browser — zie wie Desktop nodig heeft en wie alleen Service.
- Accounts en rechten: kan iedereen inloggen in de Power BI-werkruimte waar het eigen dashboard staat? Een ontbrekend recht is binnen een minuut opgelost door uw beheerder, maar op de trainingsdag zelf is die vaak niet bereikbaar.
- Voor AI-trainingen: toegang tot de AI-tools die uw organisatie toestaat, met het zakelijke account in plaats van een privéaccount.
Een handige test: laat twee of drie deelnemers een paar dagen vooraf inloggen en het dashboard of de tool openen. Werkt dat, dan werkt het voor de rest meestal ook.
4. Spreek af welke data op tafel mag
Trainen met echte cijfers werkt beter dan met oefendata, maar niet elke deelnemer hoort alles te zien. Bepaal vooraf of het dashboard met alle data getoond kan worden op een groot scherm, of dat bijvoorbeeld salaris- of margegegevens eruit moeten. Is het dashboard al ingericht met rolgebaseerde beveiliging, dan ziet ieder op de eigen laptop alleen wat hij of zij mag zien.
Bij een AI-training is deze afspraak nog belangrijker: welke documenten en gegevens mogen deelnemers tijdens de oefeningen in een AI-tool zetten, en welke niet? Die grens hoort u zelf te trekken vóórdat de oefeningen beginnen — zie ook is uw data veilig bij AI-automatisering. Het past bovendien bij de verplichting uit de EU AI Act dat medewerkers weten hoe hun AI-tools werken en waar de grenzen liggen.
5. Maak de agenda echt vrij
Een training op de eigen locatie heeft één nadeel: het werk ligt om de hoek. Een deelnemer die tussendoor “even” een klant terugbelt of naar de vloer loopt, mist precies het deel waar de volgende oefening op voortbouwt. Plan de dag daarom als een externe dag: telefoons op stil, geen overleggen ertussen, en een vervanger voor wie normaal aanspreekpunt is. In productie en logistiek betekent dit vaak dat de trainingsdag vooraf in het ploegen- of planningsrooster wordt verwerkt. Wie er precies bij hoort, leest u in wie moet er bij de training aanschuiven.
Praktisch: een ruimte met een groot scherm of beamer waar iedereen op kan meekijken, en voldoende stopcontacten voor een dag lang laptops.
6. Plan het vervolg al in vóór de training
Wat de week na de training niet gebruikt wordt, zakt weg. Zet daarom al vóór de trainingsdag een eerste toepassing in de agenda: het eerstvolgende werkoverleg dat vanuit het dashboard wordt gevoerd, of de eerste week waarin de nieuwe AI-werkwijze de standaard is. Spreek ook af hoe u na een paar weken terugkijkt of het is blijven hangen — zie hoe meet u of een training geslaagd is.
Wat u níét hoeft voor te bereiden
- Voorkennis voor de basistrainingen: niet nodig. Voor de gevorderde trainingen wel de basis, via een basistraining of vergelijkbare praktijkervaring.
- Oefenbestanden of lesmateriaal: de training draait om uw eigen dashboard of automatisering. Die hoeft u niet apart klaar te zetten.
- Een perfect afgerond dashboard: het moet stabiel genoeg zijn om mee te werken, niet foutloos. Is het nog volop in ontwikkeling, lees dan eerst trainen vóór of na oplevering.
De checklist op een rij
- Per groep één of twee concrete uitkomsten vastgelegd
- Vragen van deelnemers een week vooraf verzameld
- Laptops, software, accounts en rechten getest
- Afgesproken welke data wel en niet gebruikt wordt
- Agenda’s vrij, vervanging geregeld, ruimte met scherm
- Eerste toepassing en terugblikmoment ingepland
Wie dit traint
Data Vista is een eenmanszaak met een flexibele schil van zzp’ers: u werkt rechtstreeks met de specialist die met 15 jaar Power BI-ervaring ook dashboards en automatiseringen bouwt, niet met een losse trainer. Een training duurt één dag, bij u op locatie in Nederland of Vlaanderen, en iedereen uit uw team kan aanschuiven.
Wilt u samen bepalen welk doel en welke training bij uw team passen? Bekijk Trainingen bij Data Vista of plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek van 30 minuten.