In vrijwel elk MKB-bedrijf dat overstapt op Power BI zit wel iemand die “de Excel-sheet” beheert: de controller met het maandrapport, de planner met het capaciteitsoverzicht, de verkoopbinnendienst met de omzet per klant. Die mensen zijn goud waard voor een Power BI-traject. Ze kennen de data, de uitzonderingen en de vragen van het management. Toch lopen juist zij vaak het eerst vast, omdat Power BI op een paar punten precies andersom werkt dan Excel. Hieronder de vijf omslagen die het meest uitmaken, en hoe u het team daar doorheen helpt.
Wat een Excel-gebruiker al meeneemt
Eerst het goede nieuws, want dat is groter dan veel teams denken:
- Power Query:wie in Excel al gegevens ophaalt en opschoont via “Gegevens ophalen”, kent het belangrijkste stuk van Power BI al. Het is in beide programma’s dezelfde editor.
- Functies: veel DAX-functies lijken op Excel-formules (SUM, IF, DIVIDE). De schrijfwijze voelt dus bekend, ook al rekenen ze anders (zie omslag 1).
- Draaitabellen:wie denkt in “rijen, kolommen, waarden en filters”, denkt al zoals een Power BI-visual werkt.
- Kennis van de eigen cijfers: dit is de waardevolste bagage. Weten welke orders niet meetellen of waarom maart altijd afwijkt, leert geen enkele training u.
Omslag 1: van rekenen per cel naar rekenen met measures
In Excel staat een berekening in een cel en verwijst naar andere cellen. In Power BI schrijft u een berekening één keer als measure, en die rekent automatisch opnieuw voor elke selectie: per maand, per klant, per vestiging. Er is dus geen “formule naar beneden trekken” meer. De grootste denkstap is dat dezelfde measure in elk visual een ander getal geeft, afhankelijk van wat er gefilterd is. Wie dat doorheeft, ziet waarom Power BI zo veel tijd scheelt. Wie het niet doorheeft, gaat tussentotalen namaken en krijgt cijfers die net niet kloppen. Meer hierover in wat is DAX en heeft u het nodig.
Omslag 2: van VERT.ZOEKEN naar gekoppelde tabellen
Een Excel-team plakt alles graag in één brede tabel: orderregels met daarachter klantnaam, regio, artikelgroep en verkoper, opgehaald met VERT.ZOEKEN of X.ZOEKEN. In Power BI werkt het omgekeerd. U houdt de tabellen apart (orders, klanten, artikelen, kalender) en legt er relaties tussen in het datamodel. Dat voelt in het begin omslachtig, maar het is de reden dat een Power BI-rapport snel blijft en dat een klant die van regio wisselt op één plek wordt aangepast in plaats van in tien werkbladen.
Omslag 3: van kopiëren en plakken naar verversen
De maandagochtend van veel Excel-beheerders bestaat uit exporteren uit het ERP, plakken in het juiste tabblad en controleren of de formules nog doorlopen. In Power BI is de koppeling met de bron eenmalig ingericht en ververst het rapport automatisch. Dat klinkt als pure winst, en dat is het ook, maar het vraagt wel een andere reflex: een fout los je niet meer op door een cel met de hand te overschrijven, maar bij de bron of in Power Query. Wie dat niet leert, bouwt naast het dashboard toch weer een “correctie-Excel”. Hoe vaak een rapport ververst, leest u in hoe vaak ververst een Power BI-dashboard.
Omslag 4: van bestanden mailen naar één gedeeld rapport
“Omzet_def_v3_JdV.xlsx” is herkenbaar voor bijna elk bedrijf. Elke kopie leeft daarna een eigen leven, en in het MT-overleg liggen drie verschillende getallen op tafel. Power BI werkt met één rapport in de online omgeving dat iedereen opent, met rechten die bepalen wie wat ziet. Voor een Excel-team betekent dit: niet meer zelf een versie maken, maar afspreken wie het rapport aanpast en hoe wijzigingen worden aangevraagd. Zie ook één versie van de waarheid en Power BI Desktop of Power BI Service.
Omslag 5: van alles op één tabblad naar een rapport dat de lezer zelf filtert
Een Excel-rapport probeert vaak elke vraag tegelijk te beantwoorden: twintig kolommen, voorwaardelijke opmaak, en onderaan nog een grafiek. In Power BI kiest u per pagina een paar kerncijfers en laat u de lezer zelf doorklikken naar de details. Daarvoor moet het team leren kiezen wat er wél bovenaan hoort, en dat is eerder een inhoudelijke dan een technische vaardigheid. Een goed begin is wat is een KPI en hoe kiest u de juiste.
Verdwijnt Excel dan helemaal?
Nee, en dat hoeft ook niet. Excel blijft prima voor een snelle losse berekening, een begroting of een eenmalige analyse. Bovendien kunt u vanuit Power BI met “Analyseren in Excel” een draaitabel maken die rechtstreeks op het Power BI-datamodel draait. De controller werkt dan in zijn vertrouwde omgeving, maar met dezelfde cijfers als de rest van het bedrijf. De vuistregel: wat terugkerend is en door meerdere mensen gebruikt wordt, hoort in Power BI. Wat eenmalig of persoonlijk is, mag in Excel blijven.
Wie in het team heeft welke training nodig?
Niet iedere Excel-gebruiker hoeft dezelfde stap te maken. Data Vista heeft twee Power BI-trainingen, elk één dag op uw eigen locatie:
- Power BI basisvoor wie rapporten gaat gebruiken en eenvoudige pagina’s gaat maken: grafieken, vormgeving en het opstellen van KPI’s. Vooral omslag 4 en 5 komen hier aan bod. Denk aan afdelingsleiders, planners en de verkoopbinnendienst.
- Power BI gevorderdvoor de echte Excel-power-users die zelf gaan bouwen en beheren: DAX, data koppelen en modelleren, en KPI’s formuleren. Hier zitten omslag 1, 2 en 3. Denk aan de controller of de “Excel-beheerder” van nu.
Twijfelt u per persoon? Lees Power BI-training: basis of gevorderd. En staat het eerste dashboard nog in de steigers, dan helpt trainen vóór of na oplevering bij de timing.
Drie tips voor de overstap
- Bouw het bestaande Excel-rapport eerst na in Power BI. Dan kan het team cijfer voor cijfer vergelijken en wint het dashboard sneller vertrouwen dan met een compleet nieuw rapport.
- Laat de oude sheet niet eindeloos naast het dashboard bestaan. Spreek een datum af waarop het overleg alleen nog vanuit Power BI wordt gevoerd.
- Train met de eigen data. Een Excel-gebruiker ziet de waarde van measures en relaties pas echt als het over de eigen orders en klanten gaat, niet over een oefenbestand met fietsen.
Wie dit traint
Data Vista is een eenmanszaak met een flexibele schil van zzp’ers. U werkt rechtstreeks met de specialist die met 15 jaar Power BI-ervaring en ruim 100 opgeleverde dashboards ook zelf bouwt, niet met een losse trainer. De training duurt één dag, bij u op locatie in Nederland of Vlaanderen, en iedereen uit uw team kan aanschuiven. Omdat de training draait om uw eigen dashboard en data, gaat het meteen over de Excel-rapporten die uw team nu maakt.
Wilt u weten welke training past bij de Excel-gebruikers in uw team? Bekijk Trainingen bij Data Vista of plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek van 30 minuten. Heeft u nog geen dashboard? Kijk dan eerst bij Power BI dashboards.